向上管理的五个原则 _生活经验

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周六上课有朋友提到，向上管理是一件很难的事情。刚好最近我在写这篇，就赶快趁着周日写完并分享出来。
这里我将提供大家五个原则。若你能把这些原则放在心里，应该将能大幅提升你与主管的关系。更好的事情在于，这些原则其实不难。大部分人不执行往往只是因为他们没认真想过这几个要点罢了。所以算是一个非常80/20的管理概念 – 花些小力气，却能得到不错的效用！
原则一了解老板的目标
每个人都有工作上的目标。你有被赋予的目标要达到，但你的主管其实也有。就算你的主管是公司经营者，他也会在意获利、营收、客户关系等事项。此外，他也会被政府法规、合约、或是股东监管等事项压着走。至于你的主管如果是公司的中高阶主管，他则可能在意业绩、KPI、或是更高层老板的观感。
所以，我们平常工作时，不能只埋头于看着自己被交付的事项。还要跳高一层，想想这件事情跟你主管的目标关联性如何。如果跟他某个目标关联性极高，万一你时间很忙要做工作排序时，那你马上就知道哪些工作千万不能Delay，那些则稍微晚个一两天恐怕也没人会来骂你。
再来，当专案有必须取舍时，你可以根据他的目标来决定如何取舍。像老板若很在意上市时间，你就不用笨到去跟他协商是否专案能延后一个月这种事；但若你提议的是加人或是外包，就比较有讨论的空间。这可避免激怒老板，甚至让他觉得你很白目。
所以呢，在面对一个问题时，你除了考虑自己被指派的目标外，还要考虑他要甚么、他会在意甚么、他会害怕甚么。你的专案能否达成对他有多少影响？如果你的工作成果跟他的目标有很直接的连动，你就比较能跟他同一战线的讨论、并较容易得到援助。但如果你的目标未必能帮到他时，你要就是得重新思考与调整策略，不然就是只能尽量靠自己啦！这也是「利害关系人」管理中，我们会时常强调的重点！
原则二了解你老板的沟通模式
每个人都有自己沟通的习惯，每个人也有自己擅长的资讯取得方式。好的管理者，尤其要向上管理时，必须要搞清楚你的主管擅长的「资讯接受方式」。这能让你提出的东西，更容易的被他理解。他能理解，自然也就容易获取他的看法与意见，并进而得到他的认同。
比方说，有人喜欢纸本的方式沟通：报告、Email、或是其他书面资料。有人则喜欢透过耳朵来取得资讯，比方说开会、面对面沟通等。这些是我们跟随一个主管时，要尽快摸索出来的。你用了他不习惯的方法，有时候就是让问题pending在那边，而迟迟没有办法解决。
这其实是有心理学上的论证基础的。因为每个人性格与成长环境不同，所以培养出跟世界接触的核心技能会不同。有些人会偏向仰赖视觉取得资讯并思考(在思考时把资讯转回成视觉讯息)、有人仰赖听觉思考、也有人依赖触觉与感官。
这造成同样是文字、图型资讯、话语、或是数字资讯，每个人能接受的程度都有落差。你不用那方法沟通，他可能根本听不懂。
像我自己而言，我对于文字的接受度高于听觉，所以我尽量不用电话。以电话讨论严肃的议题超过五分钟，我其实会恍神、也会不耐。这也造成我一直以来很少使用电话，每月手机帐单大概都不会超过NT$$300元(笑) 。所以打电话来跟我报告事情的人，虽然在问题解决上我未必会刻意不公正，但最少心情上会稍微扣分。这扣分当然很冤枉，因为对方根本没做错甚么事情。但既然我们是人，就真的很难避免这类人性的偏误出现在日常生活中。
而我已经是很理性的人了，都很难避免这类问题，其他更情绪化的人可能更会如此。所以，在报告与讨论议题时，最好优先想想对方偏好的沟通模式。毕竟沟通就是希望长官能完全接收到我们想发送的讯息。那最好的方法，就是了解主管的性格，并让他们「最轻松」的取得我们想报告的讯息。
原则三了解老板的作息
另一个也跟人性有关的议题，在于考量你老板因为作息时间所产生的情绪偏误。前段提到，凡是人就有喜怒哀乐，也可能因为情绪而做出不理性的决策。既然如此，趋吉避凶的方式，就是尽量避免在一些「可能会提高否决率」的时间找主管谈事情甚至提案。
比方说，以我的经验显示，有人在午休后脾气明显不太好。那在谈一些会让情绪更差的事情时，我就尽量避开这段时间。其他如周一、周五、下班前、加班时间段，有些人情绪或体力也会较差。但反过来，也有些主管喜欢你在特定时间段跟他讨论议题，比方说有些主管偏好半夜大家才透过Email沟通 (尤其顺便CC给大老板)，那最好也加以配合。毕竟，这都是一种让事情顺利的方法。
另外，我自己在第一份工作时就学到一个重要的技巧，就是尽量跟你老板的秘书打好关系。一来你可以听到一些小道消息，比方说他跟老婆吵架了、小孩生病了、小孩最近要考联考。这对于「趋吉避凶」绝对是很有益的。二来，你在进入老板房间前，可以多取得一些资讯。像我第一份工作的老板，习惯要大家先缴书面报告，他觉得有必要才会招唤你。我在进入他的办公室前，会先跟他的秘书聊两句：「老板心情如何？老板对报告有说甚么吗？」虽然大部分时间秘书可能不知道，但少部分时间秘书会听到一些老板的自言自语，这时候就会很有帮助。就算早两分钟知道老板暴怒，也好过当场被问得目瞪口呆。
尤其主动去找老板谈问题时，如专案状况、甚至是要求加薪，老板情绪的拿捏就更显得重要。谈重要议题时，请一定要找段主管情绪平稳、且有充分时间的时段。不要他明明马上赶着要去接小孩了，你却跑去拉着他谈你觉得的组织问题。这样通常很难得到你要的诉求，反而很可能一下就被赶出来。
原则四了解老板的管理风格
不同的管理风格，会影响到人对于资讯接收的态度与判定结果。
有些人是细节管理，非要常态性的知道细节才行。也有老板是抓大放小的性格，你写洋洋洒洒的报告，反而让他不知道该注意哪里。
重点就是：不要用你的认知来决定反应事情的「时机」、「多寡」、以及「决策权限」。这部分非常难一概而论，也很难一体适用。有人可能觉得既然老板把工作交代给我，那我交期最后一天报告就好。中间有甚么问题我闷着头自己解决就好，毕竟那是我的责任啊~ 。
但这对某些老板而言是大忌。他可能希望你大事小事充分回报，甚至有些老板还希望你每天下班前要写日报。这时候，闷不作声你觉得叫做有担当；但他可能觉得是欺瞒。但相反的，也有老板觉得既然交付给你，你就尽量别来烦我；该解决你就自己拿主意就好，别把问题弄来他身上就好。
这种潜规则通常不可能白纸黑字的写在哪里。但为了存活，你得想办法了解，不然就常常会死得不明不白。老板觉得该让他知道的你没说，不需要知道的你讲一堆。那就是所谓力气用错地方了。
那这该怎么琢磨呢？我会建议，你到一个新地方、面对一个新主管，先走最高规格。先假设他甚么都需要掌握，尽量立刻让他知道所有重要的事情。如果他是「真的」愿意授权，那几次之后你会慢慢知道，那就可以减少或拉长资讯提供。千万不要立刻假设「我有权限」而觉得事情不用揭露，这常常就是信任丧失的起点了！
原则五了解你的角色定位
这原则乍看有点玄。但请记得，无论你的职称是甚么，都不一定表示你真的在扮演那个角色。有时候，任何职位都免不了要做一些不在Job Description上的事情。甚至运气不好时，超过90%的时间在做著名实不符的事情都有可能(如我之前写过一篇五种心酸的PM工作)。
虽然这状况看似奇怪、不太对劲，但不表示你需要批评与冲撞。有些人充满正义感，觉得不对的事情就想挺身而出加以导正。但我要提醒的是，老板通常不会喜欢你公开批评几样事情：管理风格、决策、组织、还有他所主导的方向等议题。
我还要强调一点。虽然大家都看过很多描写猪头老板的故事，但放胆批评之前，别忘了想想，大部分主管之所以能做到一个位置，未必是因为皇亲国戚或是待得够久，多少会有他过人之处。世界上的猪头其实没有真的这么多，在能全盘了解状况前，最好少开口，多做事。
等换到那位置时，你搞不好会发现环境逼着你也做着一样的事情。换言之，很多时候其实你的主管也知道某些事情不太对、或是不合理，只是他也面对更高层老板的压力。这些事情他未必有能力解决，批评反而只是让你成为被遣怒的对象罢了。
喔，那如果工作内容真的跟Job Description差太远了，远到你完全不能接受时怎么办？这种我觉得反而简单，就直接换个你可以接受的地方就好。但请有心理准备，换去别的地方也未必就没有这类鸟事，通常只是多与少的问题。
所以若想留不想走，就该好好认知角色定位这四个字。我的定义是：不管我们的职称是甚么、Job Description是甚么，我们其实真正在老板心里的定位等于「能解决问题的人」。如果我们不能在他的立场上，帮忙他解决问题，那不管你自认为有甚么能力，其实都不算数、也不重要。能解决他的疑难杂症，Title也好、薪水也好、权限也好、反而都好商量。这不管大公司、小公司其实都很类似。所以，要多思考如何让自己成为解决问题的人，而不要拘泥于自己表面的职称与职责。这样才能开拓出一条更顺畅的职场之路！
【向上管理的五个原则】

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