Word 2007 文档审阅技巧 _word

利用Word2007的审阅工具，通过网络轻松实现了公司2007年第四季度营销计划书的文件审批工作，改进了工作流程，大大提高了办公效率。下面我们就来看看她是怎么做的。
新旧对比
Word2003：审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。
Word2007：审阅已经成为一个主要工具，大大增强了功能，可以比较合并不同版本或作者的文档，集成了文档保护功能。
在Word2007中，进行文件的审阅工作，主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。
共享欲审阅文档
由于这几年公司已经建立比较完善的局域网，因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中，这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。在保存类型中选择word97-2003文档(*.doc)文件格式，单击保存按钮即可。
小提示：由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档，保存文档时，尽量采用老版本格式，即doc文件类型。
专业化的审阅操作
当王经理需要审批张洁所报送的文件时，使用Word2007打开共享文件夹中的2007年第四季度营销计划书，然后单击菜单栏上的审阅菜单，即可弹出审阅浮动工具面板，在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了。
1.启用修订功能
王经理在阅读这个文件过程中，看到一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击审阅浮动工具面板中的修订按钮，就可以进入文件的修订状态了。
在修订过程中，王经理觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击批注框按钮，然后选择仅在批注框中显示批注和格式命令，这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。
新特性：相对Word2003来说，Word2007在标记的显示方式上变化很大，Word2003只能够显示最终状态、原始状态两个选项，而单击Word2007工具面板上的显示已审阅按钮，就会列出四种显示方式：显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。其中Word2007 的显示标记的最终状态、显示标记的原始状态与Word2003的最终状态、原始状态功能相同，而Word2007新增加的最终状态、原始状态，能够直接查看文档未修改前或者修改后，且没有显示标记的文档状态。
2.通过审阅窗格查看
虽然在文件中的所有修改，都会用标记或者批注框予以标志，但是查看起来还是太费劲，而王经理通过审阅窗格，就可以迅速查看对文件的各种修改操作了。启动审阅窗格时，单击工具栏上的审阅窗格按钮，然后选择一种显示方式，比如垂直审阅窗格选项，即可在右侧的单独窗格中，显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的显示详细汇总按钮，就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。
3.给修订文档添加保护锁
文件修改完毕后，王经理准备将它存放在张洁的共享文件夹中，但是担心被别人恶意修改，怎么办呢?还好Word2007充分考虑到这一点，在审阅工具面板中新增加了保护文档功能。
为文档设置保护密码时，单击保护文档按钮，在弹出的保护文档任务窗格中，从编辑限制下面的仅允许在文档中进行此类编辑列表中选中未做任何更改(只读)选项。然后单击下面的是，启动强制保护按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，这样王经理就可以将密码告诉张洁，而其他人在打开这个文件时，由于不知道密码就只能够浏览文档，而无法进行修改。
小提示：当需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时，必须先打开文档，然后单击工具栏上审阅菜单中的保护文档按钮，然后单击弹出任务窗格中的停止保护按钮，在弹出的对话框中输入密码，从而取消对文档的保护。
设置多种显示方式合并文档
由于王经理在文件2007年第四季度营销计划书进行了很多修订，内容变化很大，因此张洁需要将这些修订内容与原文件进行比较，同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。
比较合并文档时，张洁单击审阅工具面板中的比较按钮，然后选择合并多位作者的修订命令，在弹出的合并文档对话框中，单击原文档右侧的打开按钮，选择要比较的原文档，如公司2007年第四季度营销计划书.doc;单击修订的文档右侧的打开按钮，选择修订后的文档，如公司2007年度第四季度营销计划书(wangkai).doc，然后单击确定按钮。
小提示：如果需要对比较合并操作的项目做进一步的精确设置，比如是否比较大小写更改、文本框、域以及修订的显示位置等，可以从合并文档对话框中的比较设置以及显示修订等选项中设置。如果没有显示这些选项，可以单击这个对话框中的更多按钮。整个窗口被分为四个部分：右侧是两个子窗口，分别为显示原文档以及修订后的文档;中间为合并的文档;左侧则为审阅窗格。在比较各个文档过程中，可以通过这两个子窗口任意查看各个子文档中的内容，但是不可以进行再编辑，而在合并后的文档中可以进行编辑。
小提示：如果觉得这种显示模式，窗口太拥挤，则可以不显示原文档以及修订文档或者仅仅显示其中的一个子文档。
合并文档时，操作也很简单，张洁在合并的文档窗口中，单击进行准备接受修订意见的某处位置，然后单击接受按钮，从其中选择接受修订命令即可。如果需要接受所有的修订，选择接受对文档的所有修订命令即可。
文档合并完毕后，单击显示以审阅按钮，从其中选择最终状态命令，以取消文档中的各种修订标记，合并后文档临时名称一般为合并结果(为合并文档序号)，如：合并结果4，最后单击工具栏上的保存按钮，将合并文件保存。
【Word 2007 文档审阅技巧】新特性：Word2007除了能够对不同作者的文档进行比较合并外，还可以对同一作者的不同版本文件进行比较合并操作，进行这种操作时，单击比较按钮，然后选择比较文档的两个版本精确比较命令，其余操作与对不同作者的文档进行比较合并基本相同。

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